Il s’appelle simplement : Contact-Achat et Logistique. Cet outil informatique, accessible via l’intranet de l’établissement, est le fruit du travail d’une acheteuse et du service informatique de l’hôpital. « Il n’a quasiment rien coûté, il s’appuie sur l’expertise de terrain et sur un outil open source déjà utilisé », raconte Jérôme Meunier, directeur Achats, Logistique et DD du GH Bretagne Sud. « Nous avons pris notre bâton de pèlerin pour le faire connaitre en interne via des sessions de formation dans tous les services. Contact-Achat et Logistique ouvre un formulaire maison pour renseigner l’identité du demandeur, la nature et le pourquoi de la demande. Il est possible de joindre des photos, un devis si le demandeur a déjà fait des recherches. La demande est automatiquement orientée vers le bon acheteur à la direction des achats en fonction d’une segmentation des achats prédéfinie. L’outil apporte à tous une traçabilité des démarches. Il n’y a pas eu d’effet inflationniste, il a juste amené une qualité dans nos démarches. »
Fort de son succès, ce dispositif s’ouvre désormais aussi aux demandes de location, d’équipement de matériel, et aux demandes de prestations logistiques. Des critères DD vont être intégrés : avez-vous projeté la consommation énergétique de l’équipement, la consommation en eau, quel sera le volume de consommable, comment cet achat sera-t-il éliminé, valorisé, etc. ?
Ce dispositif permet de traiter en moyenne chaque mois entre 300 et 400 demandes pour un établissement qui compte 5 000 professionnels.